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Datenschutzhinweis für Bewerber:innen und Bewohner:innen der KHG Tübingen

Informationen nach Kapitel 3, Abschnitt 1 §§ 14 – 16 Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG)

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß den geltenden Regelungen des Gesetzes über den Kirchlichen Datenschutz (KDG) über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die KHG Tübingen sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

1. Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung und Kontaktperson

Verantwortlich ist:

KHG Tübingen und Objektbetreuung der Diözese Rottenburg-Stuttgart

Belthlestraße 40, 72070 Tübingen

Telefon: 07071-9446-0

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www.khg-tuebingen.de

Für den Datenschutz in der KHG verantwortliche Person ist:

Kerstin Schelkle (Leiterin der KHG)

Belthlestraße 40, 72070 Tübingen

Telefon: 07071-9446-14

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2. Verarbeitete Daten, Zwecke und Quellen

Für die Vergabe unserer Wohnheimplätze setzen wir ein Online-Bewerbungsverfahren ein.

Die von Ihnen in der Online-Bewerbung eingegebenen Daten verwenden wir bei der Zimmervergabe im Rahmen des zentralen Bewerbungsverfahrens.

Eine Bewerbung begründet keinen Rechtsanspruch auf den Abschluss eines Mietvertrages.

Sofern ein Mietverhältnis zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsdaten zum Zweck des Mietvertragsabschlusses verwendet.

Wir erheben und verarbeiten die Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung um einen Wohnraumplatz, beim Abschluss des Mietverhältnisses oder im Rahmen des laufenden Mietverhältnisses bzw. bei dessen Beendigung zur Verfügung stellen. Die von uns verarbeiteten Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben.

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses.

Ihr Name kann auch dazu verwendet werden Klingelanlagen, Briefkästen oder Türschilder zu beschriften. Zudem können Bewohner:innen-Listen an Eingangsbereichen der Wohnheime ausgehangen werden.

3. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind § 6 Abs. (1) Buchstaben c) und d) KDG für unsere Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Mietvertrag und zur Erfüllung aller in diesem Zusammenhang bestehenden Rechtspflichten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Hinblick auf den kirchlichen Auftrag der KHG Tübingen ist der § 6 Abs. (1) Buchstabe f) KDG.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung basiert, ist § 6 Abs. (1) Buchstabe a) die gesetzliche Rechtsgrundlage – bei Widerruf der Einwilligung behalten wir uns die weitere Verarbeitung auf Basis einer anderen gesetzlichen Rechtsgrundlage – ganz oder teilweise –  vor.

Sollten die Daten ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von § 6 KDG, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach § 6 Abs (1) Buchstabe g) KDG, erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.

Im Rahmen eines Mietverhältnisses müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Mietverhältnisses und für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu  deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

Ohne diese Daten ist der Abschluss eines Vertrages nicht möglich. Falls Angaben einer Bewerbung um einen Wohnheimplatz nicht vollständig sind, kann unter Umständen ein Mietverhältnis nicht zustande kommen.

Zur Wahrnehmung des kirchlichen Auftrages und zur Ausübung der pädagogischen Studienbegleitung der KHG Tübingen sind weitere personenbezogene Daten notwendig. Dieses bezieht sich insbesondere auf aktuelle Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Telefon- bzw. Mobilfunknummer. Sollte der Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten widersprochen werden, so ist ein Miet- und Wohnverhältnis in der KHG Tübingen unmöglich.

4. Ablauf der Datenverarbeitung

Ihre Wohnheim-Bewerbung wird nach Eingang von der Verwaltung der KHG Tübingen bearbeitet. In der KHG Tübingen haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Verfahrens benötigen. Neben den Mitarbeiter:innen haben auch Bewohner:innen und Vertreter:innen des Gemeinderats Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen, die im Rahmen des festgelegten Bewerbungsverfahrens als „Auswahlgremien“ fungieren.

Wenn ein Mietverhältnis abgeschlossen wird, werden alle erforderlichen Vertragsdaten intern weiterverarbeitet. Dabei haben in der KHG Tübingen nur die Personen Zugriff auf Ihre Daten, die dies für den ordnungsgemäßen Ablauf des Mietverhältnisses und zur Wahrnehmung der pädagogischen Studienbegleitung benötigen.

In der Geschäftsstelle und Verwaltung KHG Tübingen sowie der Objektbetreuung des Bischöflichen Ordinariats wird für die Verwaltung und Vermietung der Wohnheimplätze ausschließlich Hard- und Software verwendet, die den Datenschutzansprüchen genügt. Die Datenschutzvorschriften werden dabei beachtet.

Die KHG Tübingen und die Objektbetreuung des Bischöflichen Ordinariats wird die von Ihnen gespeicherten personenbezogenen Daten nur zur Erfüllung des Mietverhältnisses und des kirchlichen und studentischen Auftrages verwenden. Zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben gehört auch eine gezielte und ausgewählte Informationsweitergabe von Angeboten und Hinweisen nahestehender kirchlicher und studentischer Organisationen. Dieses betrifft insbesondere Informationen und Bewerbungen von Veranstaltungen und Aktionen der Katholischen Hochschulgemeinde (KHG) Tübingen sowie den ortsansässigen Kooperationspartner:innen.

Bei einem erfolglosen Mahnverfahren können die notwendigen Daten an einen Inkassodienstleister weitergeleitet werden.

5. Datenspeicherung

Die Datenspeicherung wird über die IT-Infrastruktur der KHG Tübingen sowie die entsprechende Objektbetreuung im Bischöflichen Ordinariat gewährleistet. Die Datenverarbeitung findet in Deutschland und in der EU statt. Eine Übermittlung der Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

 

6. Dauer der gespeicherten Daten

Ihre, mit der Bewerbung übermittelten Daten, werden für max. 12 Monate (zwei Semester) gespeichert. Nach dieser Zeit werden die Daten gelöscht, wenn sie vor Ablauf dieses Zeitraums nicht von Ihnen aktualisiert wurden, d.h. eine neue Bewerbung von Ihnen eingereicht wird.

Kommt ein Mietverhältnis zustande, speichern wir Ihre Daten für die Dauer des Mietverhältnisses und löschen sie nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten von 10 Jahren nach Ende der Mietzeit.

Im Rahmen der Ehemaligenarbeit werden nach Zustimmung der ehemaligen Bewohner:innen die im Zuge des Bewerbungsverfahrens und Mietverhältnisses verarbeiteten personenbezogenen Daten dauerhaft gespeichert.

7. Datenschutzrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß § 17 KDG. Sie haben das Recht auf Berichtigung nach § 18 KDG, das Recht auf Löschung nach § 19 KDG, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach § 20 KDG, das Recht auf Widerruf von Einwilligungen und auf Widerspruch aus § 23 KDG sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus § 22 KDG. Bei diesen Rechten gelten gegebenenfalls die Einschränkungen gemäß dem Landesdatenschutzgesetz BW.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und Sie erhalten von uns eine entsprechende Mitteilung. Gegebenenfalls werden wir Sie bitten, sich zu identifizieren, hierzu sind wir bei bestehenden Zweifeln verpflichtet.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten oder bei Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden. Die Kontaktdaten finden Sie am Beginn dieser Datenschutzerklärung. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen kirchlichen Datenschutzaufsichtsbehörde gem. Kapitel 6 §§ 42 – 47 KDG.

 

8. Widerruf von Einwilligungen

Sie können jede uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine entsprechende Nachricht zusenden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung des KDG, also vor dem 20. November 2017, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Der Widerruf kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerruf“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass möglicherweise auch nach Ihrem Widerruf einer Einwilligung ganz oder teilweise eine weitere Datenverarbeitung durch uns stattfindet, wenn es dafür eine weitere gesetzliche Rechtsgrundlage gibt.

9. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von § 6 Abs. (1) Buchstabe g) KDG (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Der Widerspruch kann grundsätzlich formfrei an uns erfolgen. Aus Nachweisgründen bitten wir jedoch um Zusendung per Post oder E-Mail mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse.

Legen Sie berechtigt Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10.Weitere Informationen

Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Ihre üblichen Ansprechpartner:innen, die Ihnen gern weiterhelfen, oder an die Leitung der KHG, unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten.

Bitte berücksichtigen Sie, dass bei Teilzeitstellen und im Falle von Urlaub/Krankheit die Bearbeitung evtl. etwas verzögert erfolgt, vielen Dank.


Stand dieser Datenschutzhinweise: Mai 2021